以下文章來源于人力資源雜志 ，作者龔俊峰
人力成本預(yù)算是年度預(yù)算管理中一項非常重要的工作，而人才數(shù)量規(guī)劃又是人力成本預(yù)算的基礎(chǔ)。人才數(shù)量規(guī)劃是一項技術(shù)性的工作，也是一項管理性的工作。說它是技術(shù)性的工作，是因為人才數(shù)量規(guī)劃有很多種成熟的方法，比如勞動效率定編法、標(biāo)桿對照定編法、工作分析法、回歸分析定編法、馬爾科夫轉(zhuǎn)移矩陣法、人員配比定編法、德爾菲法等；說它是一項管理性的工作，是因為在實際應(yīng)用中需要考慮團(tuán)隊協(xié)同度、人員異動性、崗位勝任力、技術(shù)革新等因素。
在管理實踐中，如果我們只采用一種方法對人才數(shù)量需求進(jìn)行預(yù)測，其結(jié)果往往會出現(xiàn)偏差，因此，要準(zhǔn)確預(yù)測人員數(shù)量，[敏感詞]綜合采用多種人才規(guī)劃方法，提高預(yù)測的準(zhǔn)確性，獲得接近實際情況的結(jié)果。
勞動效率定編法是根據(jù)員工的工作量、工作時間、工作效率等因素來計算崗位編制的方法，包括產(chǎn)量定額定編法和時間定額定編法。
●產(chǎn)量定額定編法
產(chǎn)量定額定編法的計算公式為：
定編人數(shù)（N）=特定時間工作任務(wù)總量/[產(chǎn)量定額×出勤天數(shù)×出勤率×（1-廢品率）]
舉例來說，假設(shè)某公司生產(chǎn)車間的年任務(wù)總量（W）是100萬個單位，每個員工每天的產(chǎn)量定額是10個單位，如果全年出勤250天，出勤率98%，廢品率5%，將上述數(shù)字代入公式中，則：
定編人數(shù)=100萬/[（10×250×98%）×（1-5%）]≈430人
●時間定額定編法
時間定額定編法的計算公式為：
定編人數(shù)=（特定時間工作任務(wù)總量×單位生產(chǎn)時長）/[出勤天數(shù)×每天工作時長×出勤率×（1-廢品率）]
假設(shè)某生產(chǎn)車間的年任務(wù)總量（W）是100萬個單位，每個單位需要的生長時長為1小時，如果員工全年出勤250天，每天出勤8小時，出勤率95%，廢品率5%，則：
定編人數(shù)=（100萬×1）[（8×250×95%）（1-5%）]≈554人
標(biāo)桿對照定編法是建立在人均效能的基礎(chǔ)之上的。運用標(biāo)桿對照法來預(yù)測人員編制數(shù)，需要選擇行業(yè)內(nèi)標(biāo)桿企業(yè)的人效水平作為發(fā)展目標(biāo)，再結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展規(guī)劃，設(shè)定一個逐步達(dá)到標(biāo)桿企業(yè)人均效率的計劃，并以此來確定企業(yè)的人員數(shù)量。
表1是一個標(biāo)桿對照定編法的模擬樣例。假設(shè)在過去五年中，A公司的人均銷售額始終維持在100萬左右，管理層為了提升人效水平，制定了未來三年的銷售規(guī)劃和人效目標(biāo)，力求在2025年實現(xiàn)人均銷售160萬元，達(dá)到行業(yè)內(nèi)幾個頭部企業(yè)的平均水平。那么，我們用銷售目標(biāo)除以人均銷售目標(biāo)，就能得出未來三年的人員定編。
工作分析是人力資源管理的基礎(chǔ)工作。從工具應(yīng)用來看，工作分析的方法包括訪談法、觀察法、問卷法、工作日志法等；從分析項目來看，工作分析包括界定工作職責(zé)，分析工作飽和度，界定任職要求、績效標(biāo)準(zhǔn)、職位類別等；從應(yīng)用上來看，工作分析可以為部門的設(shè)置、流程設(shè)計，以及崗位的增、減、合并等提供可靠依據(jù)。具體來看，進(jìn)行工作分析主要需要五個步驟。
●填寫工作日志
工作分析的[敏感詞]步是填寫工作日志。通常情況下，各部門需連續(xù)填寫10個正常工作日的工作日志，以便查清每個崗位目前所從事的所有工作和工作任務(wù)構(gòu)成，便于了解每項工作、不同職能的時間分配情況。
●分析工作日志
如何從工作日志中獲得有價值的信息？這就需要對其進(jìn)行分析。首先，各部門匯總每個員工的工作日志，建立初步的部門工作任務(wù)清單。在此基礎(chǔ)上，部門負(fù)責(zé)人組織全部門的人員對任務(wù)清單逐項進(jìn)行討論，以便核準(zhǔn)清單上的任務(wù)是否是本部門的工作。如果是，弄清它與其他部門的哪些工作相關(guān)；如果不是，那么它應(yīng)當(dāng)屬于哪個部門。此后，還要確定在匯總的工作任務(wù)清單中，有沒有重疊或遺漏的信息。如果有，要及時進(jìn)行補(bǔ)充和修改。后，結(jié)合企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展要求，重點討論是否有目前尚未開展的工作，如果有，需進(jìn)行補(bǔ)充。
●整理清單結(jié)構(gòu)
各部門對任務(wù)清單進(jìn)行整理，按邏輯關(guān)系和工作任務(wù)的相似性，將任務(wù)歸類為部門主體功能、反映部門主體功能的職責(zé)以及其他類職責(zé)。其中，部門主體功能、反映部門主體功能的職責(zé)屬于部門職能。
●權(quán)限劃分
完成上述步驟后，緊接著就要對每一項工作職責(zé)進(jìn)行判斷，如果有需要做出決策，或者具有關(guān)鍵責(zé)任判斷點、與其他部門重要工作相關(guān)并需要控制環(huán)節(jié)的，就要對其進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限劃分。
●確定崗位編制
各部門確定本部門的崗位設(shè)置和人員編制，畫出部門結(jié)構(gòu)圖，并將工作任務(wù)清單中的每一項具體工作任務(wù)劃歸各個工作崗位，終形成工作任務(wù)分配表。
工作分析是一項比較煩瑣的工作，在操作中會產(chǎn)生大量的文本數(shù)據(jù)，工作組成員必須對業(yè)務(wù)工作十分熟悉，才能對各項工作職責(zé)進(jìn)行準(zhǔn)確的分析。
回歸分析法是根據(jù)企業(yè)多年的歷史數(shù)據(jù)，通過建模來對人員編制進(jìn)行預(yù)測的方法。
假設(shè)某公司的銷售情況如表2所示，參照圖1的人均銷售趨勢進(jìn)行回歸分析，其中多項式回歸分析的擬合度R2=0.9916，指數(shù)回歸分析的擬合度R2=0.9776，我們選擇擬合度更高的多項式回歸分析作為預(yù)測的基礎(chǔ)，其回歸方程為：
Y=-0.6429X2+18.757x+82.6
后，將數(shù)據(jù)帶入函數(shù)后可以得出2023—2025年的人均銷售預(yù)測，再用銷售目標(biāo)除以人均銷售，即可得出未來三年需求的編制數(shù)。
采用回歸分析法進(jìn)行人員預(yù)測的前提是公司處在比較穩(wěn)定的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，且受產(chǎn)品和市場的影響因素較小，因變量和自變量的發(fā)展趨勢具備一定的延續(xù)性。
馬爾科夫轉(zhuǎn)移矩陣法經(jīng)常被用在預(yù)測市場占有率上，是運用轉(zhuǎn)移概率矩陣對市場占有率進(jìn)行市場趨勢分析的方法。我們也可以借鑒此方法對人才數(shù)量需求進(jìn)行預(yù)測。組織內(nèi)部某些崗位員工的流動方式和比例有比較穩(wěn)定的規(guī)律，這也是運用馬爾科夫轉(zhuǎn)移矩陣法預(yù)測人員異動趨勢的基本原理。
表3所示是某公司技術(shù)員近三年的平均異動概率。其中，高級技術(shù)員中，平均每年有80%留在原職位，20%離職；中級技術(shù)員中，平均每年有65%留在原職位，10%晉升為高級技術(shù)員，10%降為初級技術(shù)員，15%離職；初級技術(shù)員中，平均每年有70%留在原職位，10%晉升為中級技術(shù)員，20%離職。假設(shè)高級技術(shù)員期初人數(shù)為30、中級技術(shù)員期初人數(shù)為40、初級技術(shù)員期初人數(shù)為50，根據(jù)以上規(guī)律，可以推算出下年度的人員異動情況（見表4）。
其中，高級技術(shù)員內(nèi)部晉升4人，離職6人，期末人數(shù)28人，較期初減少2人；中級技術(shù)員中，4人晉升為高級技術(shù)員，從初級技術(shù)員晉升5人，離職10人，期末人數(shù)31人，較期初減少9人；初級技術(shù)員中，5人晉升為中級技術(shù)員，10人離職，期末人數(shù)35人，較期初減少15人。通過馬爾科夫轉(zhuǎn)移矩陣的預(yù)測結(jié)果，較期初的減少人數(shù)便是下年度該公司各個崗位技術(shù)人員的凈需求數(shù)。
人員配比定編法，是企業(yè)根據(jù)某類崗位和另外一類崗位之間存在的一定依存關(guān)系而定編的方法，例如醫(yī)務(wù)人員與就診人數(shù)、銷售人員和銷售支持的人數(shù)、人力資源和企業(yè)總?cè)藬?shù)等，中間均存在一定的關(guān)系。這種測量人員編制的方法適用于對企業(yè)內(nèi)各種輔助和支持類崗位人數(shù)的確定，可以用一個公式來說明：N=t×q。其中，N是指某類崗位所需的人數(shù)，t是該類員工服務(wù)對象的總數(shù)，q是定員的標(biāo)準(zhǔn)比例。
采用人員配比定編法還有一種特殊的情況需要考慮：隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，工作的復(fù)雜度可能增加或降低，此時人員配比定編法的公式應(yīng)該修正為N=t×q×r,其中r是變動系數(shù)，當(dāng)企業(yè)利用信息化提高管理效率時，r值小于1，人員配置增長幅度降低。反之，當(dāng)工作復(fù)雜度提升或工作效率降低時，r值大于1，則人員配置增長幅度降低。
德爾菲法又稱專家預(yù)測法，是采用調(diào)查問卷的方法讓專家對企業(yè)人力需求趨勢進(jìn)行預(yù)測的方法。德爾菲法的實施至少包括以下步驟：設(shè)計調(diào)查問卷、組建專家小組、專家小組的[敏感詞]次預(yù)測、整理初次預(yù)測意見、反饋初次預(yù)測結(jié)果、反復(fù)循環(huán)達(dá)成一致。
在上述步驟中，調(diào)查問卷的設(shè)計和專家小組的選擇是采用德爾菲法進(jìn)行人力需求預(yù)測的關(guān)鍵。由于在操作中各個專家采取匿名反饋且不能直接面對面討論，因此這種方法的效率和信度不會太高。通常情況下，新公司或新的業(yè)務(wù)單元會采用這種方法進(jìn)行人才數(shù)量規(guī)劃。
在實踐中，為了避免一葉障目，企業(yè)[敏感詞]綜合運用多種方法來確認(rèn)人員編制。例如，可以采用工作分析法確定一家藥品生產(chǎn)企業(yè)的基礎(chǔ)編制（符合GMP管理需求）；采用勞動效率定編法、馬爾科夫轉(zhuǎn)移矩陣法、回歸分析法來界定生產(chǎn)、質(zhì)量、工程等崗位的人數(shù)；采用人員配比定編法界定行政、財務(wù)等支持部門的編制。在進(jìn)行人才數(shù)量規(guī)劃時，還需要綜合考慮工作時長、員工技術(shù)成熟度等因素，及時對各個等級的崗位需求人數(shù)進(jìn)行修正。
（本文來源于網(wǎng)絡(luò)，如有侵權(quán)請聯(lián)系刪除）
關(guān)于漢智
0769-22890942